Wie Du professionell einen Newsletter erstellen kannst, zeigt Dir diese Anleitung.

Du lernst Schritt für Schritt, wie Du Dein Newsletter Tool einrichtest, und wie Du Anmeldeformulare auf Deiner Website einbaust. Die wichtigsten Schritte sind bei fast allen Tools zum Email Marketing glücklicherweise gleich, so dass die Erklärungen weitgehend unabhängig von der Wahl Deines Email Marketing Tools sind.

Im nächsten Schritt geht es um die Einstellungen beim Erstellen einzelner Newsletter. Mit am wichtigsten ist dann natürlich der Inhalt des Newsletters. Und nach dem Newsletter Erstellen geht es ans Versenden. Last but not least gehen wir auch noch einige rechtliche Aspekte zum Newsletter Erstellen durch, die gerade im Zuge der DSGVO nicht unerheblich sind.

Newsletter Software einrichten

Hast Du ein passendes Newsletter Tool gefunden, geht´s jetzt richtig los. Falls noch nicht, dann wirst Du in dieser Liste an Newsletter Tools sicher fündig werden.

Je nachdem, für welchen Anbieter Du Dich entschieden hast, wirst Du eine ganze Reihe verschiedener Einstellungsmöglichkeiten vorfinden. Ich konzentriere mich hier auf die aus meiner Sicht wichtigsten zum Start – und zwar in dieser Reihenfolge:

1. Empfänger-Listen
2. Formulare
3. Versand-Einstellungen
4. Website Einbindung

Empfänger-Listen

Bevor Du mit einer Email-Marketing Kampagne startest, also bevor Du Emails verschicken kannst, benötigst Du logischerweise Abonnenten, an die Du Deine Emails als Newsletter versenden kannst. Und diese Abonnenten kommen in eine Email-Liste.

Das ist zum Glück keine große Sache. Lege in der Empfängerverwaltung Deines Emails Tools einfach eine solche Liste an, und gib ihr einen für Dich logischen Namen.

Bei den einzelnen Email-Marketing-Tools heißt diese Empfängerverwaltung „Kontakte“, „Listen“, „Empfänger“ oder ähnliches. Bei manchen gibt es auch die Aktion „Liste erstellen“ direkt als Button. Das wirst Du sicher schnell finden.

Die Empfänger-Liste für die Newsletter Abonnenten ist für die nächsten Schritte notwendig. Denn wenn Du zum Beispiel ein Anmeldeformular erstellen willst, muss dieses wissen, in welche Liste es die Anmelder einsortieren soll.

Vielleicht hast Du auch bereits einen Bestand an Email-Adressen Deiner Kunden oder Deiner Zielgruppe, die Du für die neue Liste übernehmen kannst. Das solltest Du rechtlich abklopfen. Denn Du musst auf jeden Fall das nachweisbare Einverständnis eines jeden Empfängers haben, dass Du ihm Emails senden darfst. Wenn dem so ist, steht einem Import dieser Empfänger nichts mehr im Wege.

Formulare

Damit sich Abonnenten für Deinen Newsletter über Deine Website oder andere Online-Präsenzen Deines Unternehmens anmelden können, ist ein Formular erforderlich. Auch dieser Punkt sollte bei den meisten Tools recht schnell zu finden sein.

Einfaches Anmeldeformular im Editor des Newsletter-Tools

Schon bei der Auswahl Deines Newsletter-Tools empfiehlt es, auf einen guten Formular-Editor zu achten. Einige Tools bieten hier nur rudimentäre Gestaltungsmöglichkeiten, andere haben einfach bedienbare Editoren, mit denen Du schöne und wirkungsvolle Formulare gestalten kannst.

Im Zuge der Formular-Erstellung müssen auch die Double-Optin-Emails definiert werden, die versendet werden, wenn sich jemand über das Formular anmeldet. Bei einigen Tools geschieht das direkt bei den Formularen. Bei anderen ist es an die Listen gekoppelt.

Ganz einfaches Anmeldeformular bei Cleverreach

Und so kann das editierte Formular auf der Website aussehen.

Versand-Einstellungen vor dem Newsletter Erstellen

Bevor Du im nächsten Schritt das Newsletter-Anmeldeformular auf Deiner Website einbindest, solltest Du noch die Versand-Einstellungen machen. Das heißt, Du stellst die Email-Adresse und den Absendernamen für den späteren Email-Versand ein, plus optional noch ein paar weitere Einstellungen.

Das ist jetzt wichtig, weil der Versand bereits in Kraft treten kann, sobald Du das Formular irgendwo online stellst. Denn meldet sich jemand an, bekommt er über die von Dir definierte Adresse zumindest schon die Double-Optin-Email.

Auch hier lohnt sich in der Phase der Planung vorab ein Blick hinter die Kulissen der unterschiedlichen Newsletter-Tools: Die Frage ist, inwieweit Du die Versand-Einstellungen zum Newsletter Erstellen selbst bestimmen kannst. Kannst Du beispielsweise über deine eigene Domain versenden, oder läuft dies zwangsläufig über den Tool-Anbieter?

Newsletter Anmeldeformular auf Website einbinden

Nun folgt der letzte Schritt, bevor Deinen ersten Newsletter erstellen kannst. Du bindest das Anmeldeformular zum Newsletter auf Deiner Website ein. Wie diese Einbindung auf der WordPress Website beispielsweise im Falle von CleverReach funktioniert, siehst Du in dieser Anleitung.

Standardmäßig kannst Du mit den meisten Email-Marketing-Tools HTML-Codes aus Deinen Formularen generieren, die Du dann auf Deiner Website einbinden kannst. Das ist allerdings nicht unbedingt die praktikabelste Lösung.

• Schnittstellen: Idealerweise bietet Dein Newsletter ein WordPress Plugin oder ein ähnliche Schnittstelle, um es einfach und flexibel auf Deiner Website einzubinden. Verwende, wenn es irgendwie möglich ist, eine solche Schnitstelle. So ist es in der Handhabung leichter, und auch die responsive Darstellung geht so normalerweise besser. Das heißt, Dein Formular wird auf Handys in angepasster, also für den kleinen Bildschirm optimierter Form dargestellt. Hier findest Du eine Liste an WordPress Plugins für Newsletter Tools.
• Freebie zur Adressgewinnung: Technisch nicht zwingend notwendig, aber aus Marketing-Sicht sehr empfehlenswert sind an dieser Stelle übrigens sogenannte Freebies, die Du gleich in Dein Formular mit einbindest. Das heißt, Du gibst jedem Anmelder zu Deinem Newsletter etwas kostenloses mit dazu. Bei mir ist es beispielsweise das WordPress Tutorial als PDF.

Einzelne Newsletter erstellen mit Einstellungen und Vorlagen

Wenn die Basics zum Newsletter Erstellen nun stehen, und Du die ersten Newsletter-Abonnenten hast, kannst Du Dich ans Verfassen Deiner ersten Mailings machen.

Ganz wichtig vorweg: Mache jetzt nicht einfach nur Werbung für Deine Produkte, ansonsten melden sich die Leute reihenweise wieder aus Deiner Liste ab.

Nutzwert ist das Wichtigste hinsichtlich der Inhalte beim Newsletter Erstellen.

Bringe immer wieder neue Beiträge mit inhaltlicher Substanz. Und führe Deine potenziellen Kunden auf diesem Wege langsam an mögliche Angebote heran.

Betreffzeile

Los geht es meist scheinbar locker mit der Betreffzeile für Dein Mailing. Doch die hat es in sich. Denn die Formulierung Deiner Betreffzeile hat erheblichen Einfluss auf den Erfolg Deines Mailings.

Ist der Betreff luschig gemacht, wird die Email bei vielen Empfängern erst gar nicht geöffnet, sondern wandert direkt in den Papierkorb – egal wie toll Du den Inhalt gestaltet hast. Schreibst Du einen spannenden, kurzen, knackigen Betreff, der Interesse auf den Inhalt weckt, dann erhöhst Du die Chance des Gelesenwerdens Deiner Informationen.

Sei also kreativ, und überlege Dir mehrere Varianten für die Betreffzeile. Du kannst bei vielen Newsletter-Tools auch zwei verschiedene Betreffs ins Rennen schicken als A/B-Test. Dabei wird die Email zunächst nur an einen kleinen Teil Deiner Leserschaft geschickt, je zur Hälfte mit dem Betreff A und dem Betreff B. Der Betreff mit der besten Öffnungsrate wird dann für die weiteren Emails eingesetzt.

Email Vorlage

Damit Du nicht für jede einzelne Email ein neues Layout gestalten musst, erstelle am besten eine Vorlage. Die meisten Tools bieten auch selbst schon Vorlagen, die Du anpassen kannst.

In die Vorlage kannst Du beispielsweise Dein Logo einbauen sowie Schrifttypen und Farben analog zu Deiner Website und Deinen Social Media Kanälen einstellen. Apropos Social Media – bist Du auf bestimmten Plattformen aktiv, dann binde doch standardmäßig auch gleich deren Icons mit entsprechenden Links auf Deine Social Media Profile ein.

Aber übertreibe es nicht mit der Gestaltung, denn oft ist weniger mehr. Und auch gegen eine Email, die rein aus Text besteht, ist nichts einzuwenden. Zur Vermeidung der Einstufung als Spam kann das sogar förderlich sein.

So sieht´s zum Beispiel im Template Editor bei GetResponse* aus:

Email-Editor bei GetResponse

Inhalt des Newsletters

Fokus auf EIN Thema

In Deinem Unternehmen passsiert sicherlich immer genug, dass Du den Newsletter mit reichlich Themen füttern könntest. Hier kommt aber schon der erste Fallstrick. Denn viele Themen gleichzeitig in einen Newsletter zu stecken, ist keine gute Idee.

Warum ist das so?

Du kennst es sicher von Dir selbst. Bei der Vielzahl an Emails und anderen digitalen Nachrichten, die einen tagtäglich erreichen, wird Vieles nur durchgescannt – gerade bei Newslettern. Um in dieser Info-Flut bei Deinem Email-Abonnenten irgendwie wahrgenommen zu werden, muss Deine Botschaft interessant und glasklar sein.

Im Betreff muss DAS eine Thema also schon klar werden und sich dann kurz und knackig durch den Email-Text ziehen. Findet dieses eine Thema, oder diese eine Botschaft bei Deinem Empfänger Interesse, so dass er sich die Email weitgehend durchliest, ist schon sehr viel gewonnen.

Redaktionsplan

Wenn Du gerade mit dem Newsletter-Marketing startest, hast Du vielleicht schon eine Handvoll inhaltlicher Ideen im Hinterkopf, aus denen Du interessante Newsletter erstellen kannst. Perfekt! Doch denke auch über den Tag hinaus.

Wie schon gesagt, ist generell im Content Marketing eine gewisse Kontinuität ratsam. Damit Du also nicht nur zu Beginn ein inhaltliches Strohfeuer abfackelst, entwickle systematisch Themen, zu denen es sich lohnt einen Newsletter zu verfassen. Und stelle einen Plan auf, wann Du welche Themen bearbeitest, schreibst und versendest.

Newsletter erstellen mit persönlicher Ansprache

Email-Marketing ist im Vergleich zu anderen Marketing-Kanälen sehr persönlich. Das liegt allein schon daran, dass eine Newsletter-Email zusammen mit lauter privaten und/oder beruflichen Emails im Postfach den Abonnenten liegt. Das ist Chance und Verpflichtung zugleich.

Die Chance liegt darin, den Empfänger der Email ganz persönlich anzusprechen. Das hat zum einen die wortwörtlich sprachliche Komponente im Schreibstil. Zum anderen sind es die technischen Möglichkeiten der Newsletter-Tools zur Personalisierung des Textes.

Wer bei der Newsletter-Anmeldung den Namen des Empfängers erhebt, kann ihn später auch damit ansprechen. Zudem lässt sich die Ansprache in Abhängigkeit von bestimmten Aktionen oder Reaktionen in Bezug auf vorherige Email-Kampagnen individualisieren. Du kannst Deine Liste damit in bestimmte Segmente einteilen und diese dann unterschiedlich ansprechen, zum Beispiel als Zielgruppe Anfänger und Zielgruppe Fortgeschrittene.

Auch wenn Du im B2B-Bereich unterwegs bist, wo es vordergründig um Unternehmen geht, gibt es übrigens keinen Grund von der persönlichen Ansprache abzuweichen. Deine Adressaten sind zwar angestellt in einem Unternehmen, oder sie leiten eines, sie sind aber weiterhin normale Menschen.

Die Verpflichtung des Persönlichen beim Newsletter Erstellen liegt auf der Hand: Wer im privaten oder beruflichen Postfach eines Fremden mit seiner Email landet, der sollte mit Bedacht vorgehen. Schließlich ist dies ein ziemlich sensibler Bereich.

Eine zu hohe Frequenz des Email-Versandes oder immer wieder nur Verkaufstexte nerven auf die Dauer.

Das ist nicht nur schlecht für den Email-Empfänger, sondern auch für den Versender, denn die Reaktionen der Leser würden nach und nach weniger werden, und immer mehr Leute würden sich genervt abwenden.

Erfolgreiches Newsletter Marketing hat immer direkt den Menschen vor Augen, und nicht einfach nur eine anonyme Liste.

Call To Action

Apropos Aktion und Reaktion: In aller Regel zielt eine Email-Kampagne auf eine bestimmte Reaktion des Lesers ab. Sei es nur ein Klick´ zu einem bestimmten Artikel, sei es die Teilnahme an einer Umfrage, sei es der Kauf eines Produktes – irgendwas soll der Leser machen.

Und was das ist, was der Leser konkret tun soll, das solltest Du ihm mitteilen – in Form eines „Call To Action„, eines „CTA“.

Meistens ist dieser CTA ein Klick, der den Leser weiterführt. Und dieser Klick ist das vordergründige Ziel einer Email-Kampagne. Deshalb sollte auch alles darauf ausgerichtet sein, und der CTA sollte klar erkennbar und verständlich sein. Im Prinzip kann der CTA als gedanklicher Anker für Dich dienen, schon wenn Du mit der Gestaltung Deines Newsletters beginnst.

Stil beim Newsletter Erstellen

Beim Erstellen und Versenden einer Newsletter Email solltest Du immer eines vor Augen haben: Du bist nicht der Einzige, der mit seine Botschaft zum Leser transportieren möchte. Es ist vielmehr eine Flut an Werbung und Informationen, die ein Otto-Normal-User heute bewältigen muss. Gegenüber Marketing-Blabla sind viele deshalb schon abgestumpft.

Versuche also Deine Kommunikation möglichst natürlich zu halten. Bringe keine Phrasen und Marktschreierei, sondern versuche Deinen eigenen Ton, Deinen Stil zu finden. Ein Stil, der sich auch durch Deine anderen Marketing-Kanäle zieht und Dich etwas von anderen absetzt.

Schreibe zum Beispiel so, als würdest Du Dich persönlich und exklusiv an einen Freund wenden, dem Du einen besonders wertvollen und nützlichen Tipp geben willst.

Nutzwert

Einfach nur Newsletter raushauen um des Newsletters wegen bringt nichts. Es sollte auch Substanz in Deinen Inhalten stecken, etwas das dem Leser hilft, ein echter Nutzwert.

Gibt es vielleicht bestimmte Fragen, die Deine Leser oder (potenziellen) Kunden immer wieder stellen? Dies sind ideale Ausgangspunkte für nutzwertige Inhalte.

Ansonsten kannst Du auch mal Deine Leser fragen, was für sie in Deinem Thema die drängendsten Fragen und Probleme sind. Gerade Neu-Abonnenten bringen oft eine Menge Fragen mit. Gibst Du ihnen Gelegenheit, diese beispielsweise einfach per Antwortmail zu stellen, stärkst Du gleich die Bindung zu ihnen und bekommst Inspirationen für Content mit Nutzwert.

Newsletter versenden

Versand testen

Auch wenn Deine Email-Liste anfangs noch nicht tausende Empfänger enthält, gehört ein Test des Newsletters vor dem eigentlichen Versand zum Pflichtprogramm.

Wenn wirklich alles von der Betreffzeile über den Inhalt bis zur optischen Gestaltung fertig ist, versende den Newsletter mindestens einmal an Dich selbst und schaue Dir die Email auf verschieden großen Bildschirmen an. Viele Newsletter-Marketing-Tools bieten auch Vorschauen für Handys, Tablets und Desktop-Bildschirme.

Newsletter Erstellen und Testen bei Cleverreach

Zeit und Frequenz des Newsletter Erstellens

Wann solltest Du Deine Newsletter versenden und wie oft? Das lässt sich so pauschal gar nicht sagen. Denn es hängt von mehreren Faktoren ab.

Gibt es zu Deinem Thema beispielsweise täglich etwas wirklich substanziell Neues, dann kann natürlich auch ein täglicher Newsletter sinnvoll sein. Geht es bei Dir hingegen um sporadisch stattfindende Events, dann kann auch die Newsletter-Frequenz analog dazu aufgebaut sein. Wichtig ist hinsichtlich der Versandfrequenz in erster Linie, dass eine gewisse Kontinuität da ist, auf die sich die Leser verlassen können.

Zur Frage des optimalen Zeitpunktes für den Email-Versand gibt es auch etliche Untersuchungen. Häufig kristallisiert sich dabei morgens am Wochenanfang als guter Zeitpunkt heraus. Was daran liegt, dass dann die meisten Leute noch offen sind, und ohnehin vor allem berufliche Emails abrufen.

Letztlich hängt der optimale Zeitpunkt wohl davon ab, wann Deine Zielgruppe am ehesten bereit ist, sich mit Deiner Botschaft zu beschäftigen. Was im B2B der Montagmorgen ist, kann im B2C hingegen auch das Wochenende oder der Abend sein, wo viele Menschen privat ins Online-Shopping eintauchen.

Rechtliches zum Newsletter Erstellen

Nun bin ich kein Jurist, und daher hüte ich mich, hier den Anspruch auf eine umfassende Rechtsberatung zum Email-Marketing zu geben. Das kann ich und das kann dieser Blogpost nicht leisten. Was ich aber nicht unterschlagen will, sind die folgende rechtlichen Basics, die Du unbedingt beachten solltest.

Double Opt-In

Wem Du regelmäßig Emails senden willst, der muss damit ausdrücklich sein Einverständnis erklärt haben. Und das geschieht im Newsletter-Marketing durch das sogenannte Double-Optin:

1. Ein Leser meldet sich via Web-Formular bei Dir an.
2. Er erhält eine automatische Email mit einem Bestätigungslink.
3. Er klickt auf den Bestätigungslink.

Erst dann ist der Leser wirklich in Deiner Liste, und Du darfst ihm Deinen Newsletter senden. Jedes gute Email-Marketing-Tool hat so einen Prozess schon vorkonfiguriert, so dass Du darin nur noch Deine spezifischen Texte einsetzen musst.

Verständliche Anmeldung zum Newsletter

Der komplette Anmeldeprozess mit den oben genannten drei Stufen muss einfach und eindeutig verständlich sein. Der Leser muss an jeder Stelle wissen, worauf er sich einlässt, und mit wem er es zu tun hat.

Abmelde-Möglichkeit in jeder Email

Jede einzelne Email, die Du an Empfänger Deiner Newsletter-Liste versendest, muss einen klar ersichtlichen Abmeldelink beinhalten. Auch diesen liefern alle guten Newsletter-Tools automatisch im Newsletter-Editor mit. Lösche in also nicht, sondern lasse ihn  am besten für jede Email an der gleichen Stelle stehen, so dass es da keinerlei Missverständnisse geben kann.

Hinweis auf Abmeldelink im Anmeldeformular

Schon beim Anmeldeformular solltest Du darauf hinweisen, dass man sich jederzeit per Abmeldelink in jeder Email aus Deiner Liste wieder abmelden kann. Das ist gewissermaßen auch ein Vertrauenselement, da Du dem Leser damit gleich zeigst, dass er selbst die Sache immer in der Hand hat und sich keine Sorgen machen muss, irgendwann unkontrolliert vom Spam bombardiert zu werden.

Impressum einbinden

Damit der Email-Empfänger bei jeder Email unmissverständlich identifizieren kann, wer ihm die Mail geschickt hat, solltest Du standardmäßig Dein Impressum in die Emails einbinden. Auch das kann als Nebeneffekt das Vertrauen Deiner Leser steigern, weil Du damit weitere Transparenz demonstrierst.

Leg´ Dir das Rüstzeug zum Newsletter Erstellen zu

Einmal technisch aufgesetzt sorgt Email-Marketing immer wieder für neuen Traffic, für Shares und Likes und für ein steigendes Vertrauen Deiner Website-Besucher in Dich und Dein Angebot.

Glücklicherweise ist das Newsletter Erstellen keine Raketenwissenschaft. Auch die Qualität der Newsletter Tools wird immer besser, und viele Anbieter haben kostenlose Schnuppertarife. So kannst Du Dir in Ruhe einen passenden Anbieter aussuchen und dann loslegen. Meine Empfehlung ist in jedem Fall Cleverreach*, das mich in vielen Belangen überzeugt hat. 

Dabei stößt Du oft auf ein ganzes Arsenal an Features, doch mit der richtigen Schritt-für-Schritt-Strategie behältst Du den Überblick und kannst Dich auf die wichtigsten Funktionen in der richtigen Reihenfolge konzentrieren.

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Um dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine Liste mit 10 Design-Tipps erstellt, um deinen Email Newsletter ansprechend zu gestalten.

Das richtige Newsletter Tool

Zunächst steht aber die Erwägung des richtigen Newsletter Tools an. In der Zwischenzeit haben sich auch in Deutschland eine ganze Reihe verschiedener Email Marketing Anbieter etabliert, mit denen du komfortabel Newsletter Emails an die Besucher deiner Website sowie an die Kontakte und Kunden deines Unternehmens versenden kannst.

Die Wahl des richtigen Newsletter Tools ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Email Marketing. Hier sind die grundlegenden Kriterien, auf die du bei der Auswahl des richtigen Email Marketing Tools für dein Unternehmen achten musst:

• Benutzerfreundlichkeit: Achte darauf, ein benutzerfreundliches Tool zu wählen, das du leicht bedienen kannst.
• Email Automatisierungsfunktionen: Wähle ein Tool mit geeigneten Email Automatisierungsfunktionen. Manche der “großen” Tools, wie beispielsweise ActiveCampaign, haben eine Unmenge Möglichkeiten zur Automation – die aber vor allem für kleinere Unternehmen, die einen einfachen Newsletter versenden möchten, gar nicht notwendig sind.
• Pricing: Passt das Newsletter Tool deiner Wahl in dein Budget? Viele der Tools bieten gerade für den Anfang Starterpakete an, in denen die ersten ein- bis zweitausend Emails pro Monat keine Kosten aufwerfen.
• Testperiode: Die meisten Tools bieten eine kostenlose Testperiode an, in der du diese Kriterien austesten kannst, bevor du dich für ein bestimmtes Tool entscheidest.

Um dir vorab die engere Auswahl zu erleichtern, haben wir hier eine ausführliche Liste an sowohl deutsch- als auch fremdsprachigen Newsletter Tools, inklusive deren Hauptfunktionen und Preise.

Ziel des Newsletters ins Newsletter Design einfließen lassen

Die Erstellung und regelmäßige Aussendung eines Newsletters sollte strategisch angegangen werden. Setze dir ein klares Ziel, das in deine übergreifende Content-Strategie passt:

• Soll dein Newsletter dabei unterstützen, Leads zu generieren?
• Mehr Email-Kontakte einzufangen?
• Traffic auf deine Website zu schicken?

Lege dein Ziel fest und lasse den Rest der Entscheidungen bezüglich den Inhalten daraus entstehen.

Dabei sollte dein Ziel nicht nur sein “wie viele Leute ihn geöffnet haben”. Stattdessen versuche, ihn eng mit deinen allgemeinen Geschäftszielen zu verbinden. Die Öffnungsrate kann natürlich einen Hinweis auf die Leistung des Newsletters geben, sollte aber nicht die einzige Zahl sein, die du monatlich im Auge behältst.

Hier sind einige Email Marketing Kennzahlen, aus denen du wertvolle Schlüsse ziehen kannst und die du versuchen solltest, laufend zu optimieren.

Zielgruppen-„typische“ Merker

Wer ist deine Zielgruppe – und welche Art Newsletter Design spricht sie am meisten an?

Unterschiedliches Design spricht unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichen Interessen und Vorlieben an. Durch Werbung und Marketing wurden wir in der Zwischenzeit darauf konditioniert, bestimmte Merker – also spezifische Farben, Formen und gar Redewendungen – mit bestimmten Dingen zu assoziieren.

Dieses Prinzip hast du dir bestimmt auch schon in deinem Branding zu Nutze gemacht, weshalb es immer wichtig ist, dein Branding auch in deinem Newsletter zu integrieren. Du kannst dein Newsletter Design aber oft noch über dein Branding hinaus für deine Zielgruppe ansprechend gestalten.

Hier kannst du auch von deinen Wettbewerbern viel lernen. Melde dich für deren Newsletter an und versuche, objektiv ihre Newsletter zu bewerten:

• Gefällt dir das Design? Wenn ja, warum?
• Denkst du, es ist für deine Zielgruppe auch ansprechend? Wenn ja, warum?
• Liegt es an den Farben?
• Am Hintergrund?
• Der Schriftart?
• Den Bildern oder Videos?
• Wie der Content präsentiert ist?

Dabei geht es nicht darum, deinen Newsletter genau gleich zu gestalten wie deine Konkurrenz! Sondern darum, dein Branding und deine Individualität auf eine Art und Weise in deinem Newsletter so darzustellen, dass deine Zielgruppe nicht nur dich und dein Unternehmen sofort darin erkennt, sondern auch sich selbst.

Trotzdem gilt wie so oft: Weniger ist mehr.

Template (Vorlage) für´s Newsletter Design

So ziemlich jedes Email Newsletter Tool bietet die Möglichkeit, deine eigenen Email Templates zu erstellen.

Lege dein Template am besten zumindest im Groben fest, bevor du anfängst den textbasierten Content zu verfassen. Eventuell schränkt dein Template beispielsweise ein, wie viel Platz du für deine Texte haben wirst. Oder vielleicht muss er in kleine aber sinnvolle Paragraphen unterteilt werden.

Dein Template muss nicht schrill und auffällig sein – auch “simple” Newsletter mit minimalem Text und Farben sind für Leser ansprechend. Das wichtigste ist, dass dein Design es den Lesern so leicht wie möglich macht, die Elemente der Email zu scannen, zu überblicken, zu lesen und anzuklicken.

Im Folgenden gehen wir auf 10 Faktoren ein, die du beim Design deines Newsletter Templates beachten solltest.

1. White Space (Weißraum)

Der sogenannte White Space ist der “leere” Bereich oder Raum zwischen Designelementen. Trotz seines Namens muss der Weißraum nicht unbedingt weiß sein, sondern kann eine beliebige Farbe, Textur oder Muster sein.

Man könnte meinen, White Space ist “vergeudeter Platz” auf einer Website oder in einem Newsletter – doch weit daneben! Menschen werden frustriert, wenn sie mit Informationen bombardiert werden. Wir sind Menschen, keine Maschinen. Weißer Raum beruhigt und lässt uns „atmen“.

In der Designtheorie wird die Verwendung von White Space für Eleganz und die Gewährleistung einer hochwertigen Benutzererfahrung empfohlen – Apple macht sich dieses Prinzip beispielsweise stark zu Nutze.

Weißraum ist ein großartiges Werkzeug, um Designelemente auszugleichen und Inhalte zu organisieren, um das visuelle Kommunikationserlebnis zu verbessern und ein “Überladen” der Seite zu verhindern.

2. Responsive Newsletter Design (Desktop + Mobile)

51% aller Emails werden auf mobilen Endgeräten geöffnet und gelesen.

Tatsache ist, dass Emails, die auf dem Desktop großartig aussehen, auf dem mobilen Endgerät möglicherweise nicht gut funktionieren. Auf einem kleinen Bildschirm gibt es oft Probleme mit Schriftarten oder der Darstellung von Spalten und Bildern. Das Layout deines Email Templates löst sich einfach auf – außer du wählst ein sogenanntes responsives Design.

So ziemlich jedes Newsletter Tools bietet heutzutage Responsiveness in seinen Templates an. Manchmal muss man dafür aber unter Einstellungen oder bei der Erstellung des Templates noch ein Häkchen setzen oder einen Button klicken, um es einzuschalten.

3. Die richtigen Fonts

Bei der Auswahl der Schriftarten (Fonts) für deinen Newsletter, hat die Lesbarkeit oberste Priorität. Bleibe bei Standard-Schriftarten wie Times New Roman, Helvetica oder Arial. Das beugt auch einem “Verhauen” des Fonts vor; nicht jedes Endgerät oder Software hat besondere Schriftarten installiert und spielt solche Texte dann sowieso in seinem Default-Font aus.

Verzichte darauf, mehrere verschiedene Schriftarten in einem Newsletter zu verwenden: Zu viele Schriftarten zusammen ergeben einen unübersichtlichen, unorganisierten Look, der den Leser leicht ablenkt oder gar nervt. Wähle eine oder höchstens zwei Schriftarten für deinen gesamten Newsletter.

4. Bei langen Texten: Zwischenüberschriften nutzen

Vor allem wenn dein Newsletter sehr textlastig ausfällt, sollte er durch Zwischenüberschriften aufgelockert werden – ähnlich wie in diesem Beitrag.

Denn genau wie bei Online Artikeln, tendieren Leser dazu auch Newsletter-Inhalte zunächst zu “skimmen” (flüchtig zu lesen), um zu den Punkten zu kommen, die sie wirklich interessieren. Zwischenüberschriften helfen ihnen dabei, genau diese Inhalte zu finden.

5. Der passende “Header”

Die Kopfzeile, auch Header genannt, erscheint in jedem Newsletter. Er sollte zumindest dein Logo und Markennamen enthalten, damit der Leser sofort erkennt, von wem der Newsletter stammt.

Noch besser ist es, wenn der Header einen Schritt weitergeht und die Werte der Marke visuell vermittelt, um idealerweise eine emotionale Reaktion beim Leser hervorzurufen.

Auch die Menügestaltung kannst du passend in deinen Header integrieren. Für Ideen und Inspiration für deinen Header, schau dir diese 16 Email Header Best Practices an.

6. Was gehört in den “Footer”?

Wie bei einer Website ist die Fußzeile, der sogenannte Footer, in vielerlei Hinsicht genauso wichtig wie der Header. Sie verleiht dem Newsletter Design ein abgerundetes Gefühl und ein Gefühl der Vollständigkeit. Hier erwartet der Leser beispielsweise Kontaktdaten und Social Media Buttons, sowie die Möglichkeit sich für deinen Newsletter abzumelden.

Es den Leuten schwer zu machen, sich abzumelden, ist schlechtes Benehmen und wird deinen Newsletter nicht beliebter machen. Versuche nicht über diesen “Trick” deine Email-Liste “künstlich aufzublasen”. Es ist viel hilfreicher zu wissen, dass die Leser, die sich angemeldet haben, deinen Newsletter auch wirklich erhalten wollen und lesen werden.

Das bedeutet: Es ist besser, 50 Newsletter zu versenden, die tatsächlich gelesen werden, als 500, die in den Papierkorb oder gar automatisch (weil immer ungelesen) in den Spam-Ordner wandern.

7. Personalisierung im Newsletter Design

Die besten Email Newsletter fühlen sich an, als wären sie persönlich für diesen einen Leser geschrieben worden – als hätte sich ein Freund tatsächlich die Zeit genommen, einen Newsletter mit Dingen zusammenzustellen, die nur dem Leser gefallen.

Du kannst unterschiedliche Einstellungen tätigen, damit sich deine Newsletter so persönlich anfühlen:

• Segmentiere deine Emails und wähle Inhalte, die einer bestimmten Gruppe von Menschen gefallen werden. Dabei gibt es viele unterschiedliche Möglichkeiten zur Segmentierung. Fast jedes Newsletter Tool lässt eine Segmentierung deiner Abonnenten zu.
• Füge Personalisierungs-Token ein. Wenn dein Tool Personalisierung unterstützt, ist dies eine wirklich einfach zu implementierende Sache, die große Auswirkungen auf deine Konversionsraten haben kann.
• Füge intelligente Inhalte (Smart Content) ein. Das sind Inhalte, die einem Teil deiner Zielgruppe eine andere Email (oder Teile daraus) zeigen als einer anderen Zielgruppe – hier kommt die bereits genannte Segmentierung ins Spiel. Beispielsweise sehen deine Leads einen CTA (Call-to-Action), um mit deinen Vertriebsmitarbeitern zu sprechen; doch deine Kunden erhalten einen CTA, um Tickets für eine Veranstaltung zu kaufen.

8. Bilder und Videos richtig einsetzen

Ein Newsletter voller Text kann sehr langweilig sein. Bilder sind eine wirklich gute Möglichkeit, den Text zu unterstützen und Lesern zu vermitteln, worum es eigentlich geht. Wenn du beispielsweise gute Fotos von Veranstaltungen, Mitarbeitern oder deinen Produkten “in freier Wildbahn” hast, füge diese ein.

Bilder können sehr aussagekräftig sein. Wähle Bilder, die dir gefallen, die dich und dein Unternehmen, inklusive dein Branding, widerspiegeln. Natürlich sollten sie auch zum textlichen Inhalt passen.

Du kannst auch Videos in deinen Newsletter einbetten, was allerdings technisch manchmal nicht so einfach ist (stelle auch hier sicher, dass das Video responsive eingebaut ist!). Denke sorgfältig darüber nach ob es sich lohnt, basierend auf deinen Inhalten (existieren bereits passende Videos, die du einsetzen könntest?), deiner Zielgruppe (schauen sie gerne Videos?) und ob dein Newsletter Tool diese Funktion unterstützt.

Auch hier gilt: Überlade deinen Newsletter nicht mit Bildern und Videos. Zum einen schränkt es die Lesbarkeit ein; zum anderen werden Emails mit vielen Bildern (und Links, dazu im nächsten Kapitel mehr) von den meisten Email Softwares automatisch als Spam markiert.

9. Der richtige Einsatz von Links

Je mehr Bilder und Links in einer Email enthalten sind, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass der Email-Provider (Google, Hotmail, etc.) deiner Leser diese als Spam erkennt und direkt in den Spam-Ordner leitet – den sich kein User heutzutage mehr durchschaut. Dein Newsletter würde also auf Nimmerwiedersehen ungelesen verloren gehen.

Dazu kommt, dass ein gekonnter Newsletter den Leser wie von Zauberhand zu einer einzigen Aktion leitet, die er am Ende ausführt – meist zu einem bestimmten Link, der vom Leser angeklickt werden soll (zu einer Produktseite im Shop, einer bestimmten Seite auf deiner Website, deiner Facebook-Gruppe, etc.).

Je mehr Links im Text vorhanden sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass der Leser auf den “richtigen” Link klickt. Deshalb wird dieser Link meist mit einem großen, auffälligen Button hinterlegt, auf dem steht “Hier Klicken” oder “Hier Kaufen” oder “Hier Kontakt aufnehmen”.

Das ist ein sogenannter Call-to-Action (CTA), der dem Leser ganz genau sagt, was er am Ende des Newsletters zu tun hat. Ein Newsletter soll seine Leser ja dazu auffordern, sich mehr mit dir und deinem Unternehmen auf eine bestimmte Art und Weise auseinanderzusetzen – das funktioniert besser, je klarer dem Leser gezeigt wird, wie er das tun kann.

10. DSGVO-Konformität

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt seit 2018 in allen EU-Mitgliedsstaaten den Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu zählen:

• Name
• Adresse
• Email-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Kontodaten
• IP-Adressen
• Standortdaten
• Nutzerverhalten

So ziemlich jedes Unternehmen erhebt, verwendet und speichert personenbezogene Daten – auch in seinen Newslettern. Wer nicht der DSGVO folgt, muss mit Bußgeldern rechnen. Lies hier im Detail, wie du deine Website – und auch deinen Newsletter – DSGVO-konform gestaltest.

Newsletter Design vor dem Versand testen

Dein Newsletter Design steht, du hast den Content für die erste Email eingefügt, alles sieht super aus im Email-Builder – die Email ist also fertig zum Versenden?

Moment! Nur weil es im Email-Builder deines Newsletter Tools toll aussieht, heißt das nicht unbedingt, dass es auch in den Inboxen deiner Leser genau so rüberkommt. Test-Emails sind hilfreich, um einem Design-Glitch vorzubeugen. Auch wenn du schon hunderte Newsletter-Emails versendet hast, solltest du dir auch bei der nächsten neuen Email vorab eine Test-Email senden – sicher ist sicher.

Jedes Newsletter Tool hat diese Funktion, mit der du prüfen kannst wie dein Newsletter tatsächlich in deine Inbox geflattert kommt. Von der Betreffzeile über den Header und Content bis hin zum CTA kannst du in dieser Test-Email alles prüfen – und gegebenenfalls korrigieren.

Manchmal funktioniert der CTA-Link nicht, oder Inhalte haben sich so verschoben, dass sie keinen Sinn mehr machen, oder ein Bild wird viel zu groß oder zu klein dargestellt… es gibt viele Fehler, die eine Test-Email offenbart, die dir im Builder allein nicht aufgefallen wären.

Prüfe anhand dieser Test-Email auch immer die Responsiveness der Email. Das heißt, du solltest die Email auf allen dir zur Verfügung stehenden Browsern und Endgeräten öffnen. Ja, die Email-Builder der Newsletter Tools haben immer eine Vorschaufunktion für unterschiedliche Endgeräte, aber das heißt nicht unbedingt, dass die Emails auch tatsächlich so ankommen.

Mit dem richtigen Newsletter Design zum erfolgreichen Newsletter Marketing

Ein gutes Design deines Newsletters ist zwar ein wichtiger aber auch nur ein kleiner Teil deines erfolgreichen Newsletter Marketings. Für mehr Details und die Einführung zum erfolgreichen Start ins Newsletter Marketing, lies hier weiter.

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Dabei wird gerne vergessen, dass die Klickrate vollständig von der Öffnungsrate abhängt. Denn wenn die Leute Ihre Email nicht öffnen, besteht auch überhaupt keine Chance, dass sie auf irgendwas darin klicken.

Um eine bessere Klickrate zu erreichen, musst du also dafür sorgen, dass Leser deine Email öffnen. Doch wie genau kannst du mehr Leute dazu ermuntern, deine Emails zu öffnen?

In diesem Artikel gehen wir auf konkrete Daten und Methoden zur Erhöhung der Öffnungsrate ein.

Aber lass uns von vorne anfangen…

Was ist die Newsletter Öffnungsrate?

Die Öffnungsrate, auf englisch “Open Rate” genannt, ist eine der ersten aussagekräftigen Kennzahlen deines Newsletter Marketings. Sie ist der Prozentsatz der Email-Empfänger, die eine Email öffnen:

(Anzahl der geöffneten Emails ÷ Anzahl der zugestellten Emails) * 100

Emails die den Empfänger nicht erreicht haben, also “bouncen”, werden hiervon abgezogen. Schließlich können sie gar nicht erst geöffnet werden, wenn sie nicht zugestellt werden.

Du kannst die Öffnungsrate vor allem als Vergleichswert heranziehen. Wenn du beispielsweise die Öffnungsraten der Emails dieser Woche mit denen der letzten Woche vergleichst (sofern sie an denselben Verteiler gingen), kann dir das einen Einblick in den Erfolg deiner Emails (und vor allem deren Betreffzeilen) geben, da die Variablen gleich sind.

Eine Email gilt als “geöffnet” wenn…

Bevor wir weiter in die Thematik eintauchen, müssen wir diese Metrik aber verstehen. Die meisten Menschen betrachten die Öffnungsrate als die Anzahl der Personen, die Ihre Email anklicken und somit lesbar machen. Klingt logisch, nicht wahr?

Leider ist das nicht der Fall. Eine Email wird vom Email-Service Provider nur dann als geöffnet gezählt, wenn einer der folgenden Faktoren gegeben ist:

• Der Leser aktiviert die Anzeige von Bildern in der Email im Vorschaufenster oder in einer Vollansicht der Email.
• Der Empfänger klickt auf einen Link in der Email.

Wenn du zum Beispiel 100 Emails versendest und zehn davon bouncen, bleiben 90 zugestellte Emails übrig. Nehmen wir an, von diesen 90 Emails werden 20 geöffnet. Das bedeutet, die Öffnungsrate deiner Email-Kampagne beträgt:

(20 geöffnete Emails ÷ 90 zugestellte Emails) * 100 = 22%

Deine durchschnittliche Öffnungsrate sollte mindestens zwischen 15-25% liegen. Generell gilt: je höher deine Newsletter Öffnungsrate, desto besser.

Durchschnittliche Newsletter Öffnungsraten Benchmarks nach Industrie 2020

Die durchschnittlichen Öffnungsraten unterscheiden sich von Industrie zu Industrie. In 2020 lag die durchschnittliche Öffnungsrate über alle Branchen hinweg bei 18%. Wenn du also eine Öffnungsrate von 18% oder mehr hast, bist du auf einem richtig guten Weg.

Die Benchmarks der Öffnungsraten über Industrien hinweg in 2020 sehen folgendermaßen aus:

Quelle: Campaign Monitor

So erhöhst du deine Newsletter Öffnungsrate

Wenn deine Newsletter Öffnungsrate niedriger ist als erwünscht, gibt es so einige Maßnahmen um sie zu verbessern.

Zustellung optimieren

Je mehr Emails tatsächlich an deine Leser zugestellt werden, desto größer ist auch die Chance, dass mehr Emails geöffnet werden. Doch mehr als 20% der Marketing-Emails schaffen es nie in den Posteingang eines Abonnenten. Also mehr als eine von fünf Emails!

Wie kannst du also sicherstellen, dass deine Emails an deine Leser zugestellt werden? Hier sind ein paar Tipps, wie du die Zustellraten erhöhen kannst:

• Verwende Double-Opt-In. Beim Double Opt-in bestätigt der Abonnent, dass er Emails von dir und deinem Unternehmen erhalten möchte. Zum einen ist dies eine gesetzliche Vorgabe der DSGVO. Zum anderen willst du aber auch keine Emails an Personen “verschwenden”, die sich nicht tatsächlich für dich oder dein Unternehmen interessieren; sie werden die Emails nicht lesen und senken so die Öffnungsrate.
• Bitte deine Leser, deine Email-Adresse zu ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Email-Service Provider wie Gmail oder Hotmail leiten Emails von unbekannten Email-Adressen oft direkt in den “Werbung-” oder gar “Spam-”Ordner ein. Das passiert nicht, wenn deine Email-Adresse als “Kontakt” im Adressbuch deiner Leser gespeichert ist.
• Bereinige deine Email-Liste regelmäßig. Wenn ein Abonnent eine Email von dir dreimal hintereinander nicht öffnet, ist er mit großer Wahrscheinlichkeit nicht mehr an deinem Unternehmen interessiert. Je nachdem, welchen Newsletter Provider du nutzt und wie viele Emails du im Monat versendest, zahlst du pro Email einen gewissen Betrag – auch wenn sie nicht geöffnet wird. Es macht also Sinn, deine Liste regelmäßig zu bereinigen und dauerhafte “Nicht-Öffner” zu beseitigen.

Responsiveness ist ein Muss

Marketer können mobile Endgeräte und Tablets schon lange nicht mehr ignorieren. Die Email Öffnungsraten von mobilen Geräten sind seit 2011 um mehr als 100% gestiegen und nehmen jedes Jahr weiter zu:

Heute werden über 42% aller Emails auf mobilen Geräten geöffnet und gelesen.

Und was macht ein Leser, der auf seinem Smartphone oder Tablet eine Email öffnet, die nicht für Mobilgeräte optimiert ist? Richtig, er löscht sie.

Du kommst heutzutage also nicht drum herum, deine Emails für mobile Endgeräte zu optimieren, also “responsive” zu gestalten. Jeder Newsletter Provider bietet das heutzutage an – es kann nur sein, dass du bei der Erstellung der Emails ein Responsiveness Häkchen setzen musst.

Das richtige Timing

Das perfekte Timing ist wichtig für die Newsletter Öffnungsrate. Um zu wissen, an welchem Tag und um wie viel Uhr du deine Email-Kampagnen für die größte Öffnungsrate versenden solltest, musst du deine Zielgruppe kennen.

Wenn du beispielsweise Software verkaufst, werden die meisten deiner Kunden am Wochenende ihre Zeit mit der Familie genießen. Das bedeutet, dass eine Email-Kampagne am Wochenende zu eher niedrigen Öffnungsraten führt.

Wann also ist der beste Zeitpunkt, um Emails zu versenden?

Untersuchungen von Get Response ergaben, dass 23% aller Email-Öffnungen in der ersten Stunde nach Zustellung erfolgen. Nach 24 Stunden sinkt die Chance, dass eine Email geöffnet wird, auf unter 1%.

Darüber hinaus stellten sie fest, dass der beste Tag zum Versenden von Emails der Dienstag ist. Entweder um 10 Uhr, nachdem Leute bei der Arbeit angekommen sind, oder um 13 Uhr wenn sie nach dem Mittagessen ihre Emails nachholen.

Absendername und -adresse

Welchen Absendernamen verwendest du? Verschickst du deine Emails als deine Firma oder verwendest du den Namen einer bestimmten Person, wie beispielsweise dir selbst? Das kann einen unerwartet großen Unterschied machen.

Eine Studie von Pinpointe Marketing fand heraus, dass die Newsletter Öffnungsrate um bis zu 35% erhöht wird, wenn du einen bestimmten Personennamen statt eines Firmennamens verwendest.

Ähnliches gilt für die Email-Adresse des Absenders. Eine unbekannte “@gmail.com” oder “@hotmail.com” Email-Adresse wird von deinem Email Provider ganz fix automatisch in den Spam-Ordner geschoben. Eine eigene, professionelle Email-Adresse mit “@deinname.com” oder “@deinefirma.com” hat viel größere Chancen, tatsächlich im Posteingang deiner Subscriber zu landen.

Unser Tipp daher: Investiere die 5€ pro Monat (beispielsweise für G Suite) in eine professionelle Email-Adresse und stelle eine Person statt deinen Firmennamen als Absendernamen ein.

Betreffzeile

Email-Experten sagen, man sollte 80% seiner Zeit der Newsletter-Erstellung in die Optimierung der Betreffzeile stecken. Denn nur wenn die Betreffzeile überzeugt, wird die Email geöffnet – egal wie toll der Inhalt gestaltet ist.

Sei also kreativ und überlege dir mehrere Varianten für die Betreffzeile. Du kannst bei vielen Newsletter-Tools auch zwei verschiedene Betreffs als A/B-Tests ins Rennen schicken. Dabei wird die Email zunächst nur an einen kleinen Teil deiner Leserschaft geschickt, je zur Hälfte mit dem Betreff A und dem Betreff B. Der Betreff mit der besten Öffnungsrate wird dann für die weiteren Emails eingesetzt.

Lies hier wie du deine Betreffzeilen erfolgreich optimieren kannst um deine Email Öffnungsrate zu erhöhen.

Segmentierung

In einem Experiment von SuperOffice wurden zwei Emails versendet, beide mit dem gleichen Betreff und Inhalt. Die erste Email ging an die Hauptliste des Blogs, die zweite an eine nach Interessen segmentierte Liste.

Die Öffnungsrate der ersten Email an die nicht-segmentierte Hauptliste lag bei knapp 31% während die Email an die segmentierte Liste eine überwältigende Öffnungsrate von 94% erzielte.

Die Segmentierung deiner Email-Listen kann deine Newsletter Öffnungsraten also drastisch verbessern. MailChimp stimmt dem zu. Laut Nutzerdaten sind die Öffnungsraten für segmentierte Listen um durchschnittlich 14,31 Prozent höher als bei nicht segmentierten Kampagnen.

Vielleicht ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um mit der Segmentierung deiner Listen zu beginnen?

Optimierte Newsletter Öffnungsrate für erfolgreiches Newsletter Marketing

Newsletter Marketing ist mit Abstand das effizienteste Tool in der Online-Marketing Toolbox eines jeden Unternehmens – und ja, es ist messbar.

Die Öffnungsrate ist dabei eine der ersten maßgeblichen Kennzahlen, um den Erfolg deiner Email-Kampagnen einzustufen. Denn erst wenn die Email überhaupt geöffnet wird, können deine sorgfältig erstellten Inhalte auf deine Leser wirken und sie zur nächsten Aktion überzeugen.

Eine durchschnittliche Öffnungsrate zwischen 15 – 25% ist dabei anzustreben. Wenn du diese noch nicht erreichst, solltest du die besprochenen Maßnahmen Schritt-für-Schritt in deine Emails einbauen und umsetzen.

Finde hier noch viele weitere Möglichkeiten heraus, um dein Newsletter Marketing optimal auf die Beine zu stellen oder zu verbessern.

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