Newsletter Erstellen ist viel mehr als das reine Schreiben einer Email. Schließlich richtest Du Dich mit Deinem Newsletter gleich an eine ganze Vielzahl von Menschen. Und wenn Du Dein Newsletter Tool beherrscht, hast Du eine wirklich höchst effektive Technik des Online Marketings ins der Hand.

Wie Du professionell einen Newsletter erstellen kannst, zeigt Dir diese Anleitung.

Du lernst Schritt für Schritt, wie Du Dein Newsletter Tool einrichtest, und wie Du Anmeldeformulare auf Deiner Website einbaust. Die wichtigsten Schritte sind bei fast allen Tools zum Email Marketing glücklicherweise gleich, so dass die Erklärungen weitgehend unabhängig von der Wahl Deines Email Marketing Tools sind.

Im nächsten Schritt geht es um die Einstellungen beim Erstellen einzelner Newsletter. Mit am wichtigsten ist dann natürlich der Inhalt des Newsletters. Und nach dem Newsletter Erstellen geht es ans Versenden. Last but not least gehen wir auch noch einige rechtliche Aspekte zum Newsletter Erstellen durch, die gerade im Zuge der DSGVO nicht unerheblich sind.

Newsletter Software einrichten

Hast Du ein passendes Newsletter Tool gefunden, geht´s jetzt richtig los. Falls noch nicht, dann wirst Du in dieser Liste an Newsletter Tools sicher fündig werden.

Je nachdem, für welchen Anbieter Du Dich entschieden hast, wirst Du eine ganze Reihe verschiedener Einstellungsmöglichkeiten vorfinden. Ich konzentriere mich hier auf die aus meiner Sicht wichtigsten zum Start – und zwar in dieser Reihenfolge:

1. Empfänger-Listen
2. Formulare
3. Versand-Einstellungen
4. Website Einbindung

Empfänger-Listen

Bevor Du mit einer Email-Marketing Kampagne startest, also bevor Du Emails verschicken kannst, benötigst Du logischerweise Abonnenten, an die Du Deine Emails als Newsletter versenden kannst. Und diese Abonnenten kommen in eine Email-Liste.

Das ist zum Glück keine große Sache. Lege in der Empfängerverwaltung Deines Emails Tools einfach eine solche Liste an, und gib ihr einen für Dich logischen Namen.

Bei den einzelnen Email-Marketing-Tools heißt diese Empfängerverwaltung „Kontakte“, „Listen“, „Empfänger“ oder ähnliches. Bei manchen gibt es auch die Aktion „Liste erstellen“ direkt als Button. Das wirst Du sicher schnell finden.

Die Empfänger-Liste für die Newsletter Abonnenten ist für die nächsten Schritte notwendig. Denn wenn Du zum Beispiel ein Anmeldeformular erstellen willst, muss dieses wissen, in welche Liste es die Anmelder einsortieren soll.

Vielleicht hast Du auch bereits einen Bestand an Email-Adressen Deiner Kunden oder Deiner Zielgruppe, die Du für die neue Liste übernehmen kannst. Das solltest Du rechtlich abklopfen. Denn Du musst auf jeden Fall das nachweisbare Einverständnis eines jeden Empfängers haben, dass Du ihm Emails senden darfst. Wenn dem so ist, steht einem Import dieser Empfänger nichts mehr im Wege.

Formulare

Damit sich Abonnenten für Deinen Newsletter über Deine Website oder andere Online-Präsenzen Deines Unternehmens anmelden können, ist ein Formular erforderlich. Auch dieser Punkt sollte bei den meisten Tools recht schnell zu finden sein.

Schon bei der Auswahl Deines Newsletter-Tools empfiehlt es, auf einen guten Formular-Editor zu achten. Einige Tools bieten hier nur rudimentäre Gestaltungsmöglichkeiten, andere haben einfach bedienbare Editoren, mit denen Du schöne und wirkungsvolle Formulare gestalten kannst.

Im Zuge der Formular-Erstellung müssen auch die Double-Optin-Emails definiert werden, die versendet werden, wenn sich jemand über das Formular anmeldet. Bei einigen Tools geschieht das direkt bei den Formularen. Bei anderen ist es an die Listen gekoppelt.

Versand-Einstellungen vor dem Newsletter Erstellen

Bevor Du im nächsten Schritt das Newsletter-Anmeldeformular auf Deiner Website einbindest, solltest Du noch die Versand-Einstellungen machen. Das heißt, Du stellst die Email-Adresse und den Absendernamen für den späteren Email-Versand ein, plus optional noch ein paar weitere Einstellungen.

Das ist jetzt wichtig, weil der Versand bereits in Kraft treten kann, sobald Du das Formular irgendwo online stellst. Denn meldet sich jemand an, bekommt er über die von Dir definierte Adresse zumindest schon die Double-Optin-Email.

Auch hier lohnt sich in der Phase der Planung vorab ein Blick hinter die Kulissen der unterschiedlichen Newsletter-Tools: Die Frage ist, inwieweit Du die Versand-Einstellungen zum Newsletter Erstellen selbst bestimmen kannst. Kannst Du beispielsweise über deine eigene Domain versenden, oder läuft dies zwangsläufig über den Tool-Anbieter?

Newsletter Anmeldeformular auf Website einbinden

Nun folgt der letzte Schritt, bevor Deinen ersten Newsletter erstellen kannst. Du bindest das Anmeldeformular zum Newsletter auf Deiner Website ein. Wie diese Einbindung auf der WordPress Website beispielsweise im Falle von CleverReach funktioniert, siehst Du in dieser Anleitung.

Standardmäßig kannst Du mit den meisten Email-Marketing-Tools HTML-Codes aus Deinen Formularen generieren, die Du dann auf Deiner Website einbinden kannst. Das ist allerdings nicht unbedingt die praktikabelste Lösung.

• Schnittstellen: Idealerweise bietet Dein Newsletter ein WordPress Plugin oder ein ähnliche Schnittstelle, um es einfach und flexibel auf Deiner Website einzubinden. Verwende, wenn es irgendwie möglich ist, eine solche Schnitstelle. So ist es in der Handhabung leichter, und auch die responsive Darstellung geht so normalerweise besser. Das heißt, Dein Formular wird auf Handys in angepasster, also für den kleinen Bildschirm optimierter Form dargestellt. Hier findest Du eine Liste an WordPress Plugins für Newsletter Tools.
• Freebie zur Adressgewinnung: Technisch nicht zwingend notwendig, aber aus Marketing-Sicht sehr empfehlenswert sind an dieser Stelle übrigens sogenannte Freebies, die Du gleich in Dein Formular mit einbindest. Das heißt, Du gibst jedem Anmelder zu Deinem Newsletter etwas kostenloses mit dazu. Bei mir ist es beispielsweise das WordPress Tutorial als PDF.

Einzelne Newsletter erstellen mit Einstellungen und Vorlagen

Wenn die Basics zum Newsletter Erstellen nun stehen, und Du die ersten Newsletter-Abonnenten hast, kannst Du Dich ans Verfassen Deiner ersten Mailings machen.

Ganz wichtig vorweg: Mache jetzt nicht einfach nur Werbung für Deine Produkte, ansonsten melden sich die Leute reihenweise wieder aus Deiner Liste ab.

Nutzwert ist das Wichtigste hinsichtlich der Inhalte beim Newsletter Erstellen.

Bringe immer wieder neue Beiträge mit inhaltlicher Substanz. Und führe Deine potenziellen Kunden auf diesem Wege langsam an mögliche Angebote heran.

Betreffzeile

Los geht es meist scheinbar locker mit der Betreffzeile für Dein Mailing. Doch die hat es in sich. Denn die Formulierung Deiner Betreffzeile hat erheblichen Einfluss auf den Erfolg Deines Mailings.

Ist der Betreff luschig gemacht, wird die Email bei vielen Empfängern erst gar nicht geöffnet, sondern wandert direkt in den Papierkorb – egal wie toll Du den Inhalt gestaltet hast. Schreibst Du einen spannenden, kurzen, knackigen Betreff, der Interesse auf den Inhalt weckt, dann erhöhst Du die Chance des Gelesenwerdens Deiner Informationen.

Sei also kreativ, und überlege Dir mehrere Varianten für die Betreffzeile. Du kannst bei vielen Newsletter-Tools auch zwei verschiedene Betreffs ins Rennen schicken als A/B-Test. Dabei wird die Email zunächst nur an einen kleinen Teil Deiner Leserschaft geschickt, je zur Hälfte mit dem Betreff A und dem Betreff B. Der Betreff mit der besten Öffnungsrate wird dann für die weiteren Emails eingesetzt.

Email Vorlage

Damit Du nicht für jede einzelne Email ein neues Layout gestalten musst, erstelle am besten eine Vorlage. Die meisten Tools bieten auch selbst schon Vorlagen, die Du anpassen kannst.

In die Vorlage kannst Du beispielsweise Dein Logo einbauen sowie Schrifttypen und Farben analog zu Deiner Website und Deinen Social Media Kanälen einstellen. Apropos Social Media – bist Du auf bestimmten Plattformen aktiv, dann binde doch standardmäßig auch gleich deren Icons mit entsprechenden Links auf Deine Social Media Profile ein.

Aber übertreibe es nicht mit der Gestaltung, denn oft ist weniger mehr. Und auch gegen eine Email, die rein aus Text besteht, ist nichts einzuwenden. Zur Vermeidung der Einstufung als Spam kann das sogar förderlich sein.

So sieht´s zum Beispiel im Template Editor bei GetResponse* aus:

Inhalt des Newsletters

Fokus auf EIN Thema

In Deinem Unternehmen passsiert sicherlich immer genug, dass Du den Newsletter mit reichlich Themen füttern könntest. Hier kommt aber schon der erste Fallstrick. Denn viele Themen gleichzeitig in einen Newsletter zu stecken, ist keine gute Idee.

Warum ist das so?

Du kennst es sicher von Dir selbst. Bei der Vielzahl an Emails und anderen digitalen Nachrichten, die einen tagtäglich erreichen, wird Vieles nur durchgescannt – gerade bei Newslettern. Um in dieser Info-Flut bei Deinem Email-Abonnenten irgendwie wahrgenommen zu werden, muss Deine Botschaft interessant und glasklar sein.

Im Betreff muss DAS eine Thema also schon klar werden und sich dann kurz und knackig durch den Email-Text ziehen. Findet dieses eine Thema, oder diese eine Botschaft bei Deinem Empfänger Interesse, so dass er sich die Email weitgehend durchliest, ist schon sehr viel gewonnen.

Redaktionsplan

Wenn Du gerade mit dem Newsletter-Marketing startest, hast Du vielleicht schon eine Handvoll inhaltlicher Ideen im Hinterkopf, aus denen Du interessante Newsletter erstellen kannst. Perfekt! Doch denke auch über den Tag hinaus.

Wie schon gesagt, ist generell im Content Marketing eine gewisse Kontinuität ratsam. Damit Du also nicht nur zu Beginn ein inhaltliches Strohfeuer abfackelst, entwickle systematisch Themen, zu denen es sich lohnt einen Newsletter zu verfassen. Und stelle einen Plan auf, wann Du welche Themen bearbeitest, schreibst und versendest.

Newsletter erstellen mit persönlicher Ansprache

Email-Marketing ist im Vergleich zu anderen Marketing-Kanälen sehr persönlich. Das liegt allein schon daran, dass eine Newsletter-Email zusammen mit lauter privaten und/oder beruflichen Emails im Postfach den Abonnenten liegt. Das ist Chance und Verpflichtung zugleich.

Die Chance liegt darin, den Empfänger der Email ganz persönlich anzusprechen. Das hat zum einen die wortwörtlich sprachliche Komponente im Schreibstil. Zum anderen sind es die technischen Möglichkeiten der Newsletter-Tools zur Personalisierung des Textes.

Wer bei der Newsletter-Anmeldung den Namen des Empfängers erhebt, kann ihn später auch damit ansprechen. Zudem lässt sich die Ansprache in Abhängigkeit von bestimmten Aktionen oder Reaktionen in Bezug auf vorherige Email-Kampagnen individualisieren. Du kannst Deine Liste damit in bestimmte Segmente einteilen und diese dann unterschiedlich ansprechen, zum Beispiel als Zielgruppe Anfänger und Zielgruppe Fortgeschrittene.

Auch wenn Du im B2B-Bereich unterwegs bist, wo es vordergründig um Unternehmen geht, gibt es übrigens keinen Grund von der persönlichen Ansprache abzuweichen. Deine Adressaten sind zwar angestellt in einem Unternehmen, oder sie leiten eines, sie sind aber weiterhin normale Menschen.

Die Verpflichtung des Persönlichen beim Newsletter Erstellen liegt auf der Hand: Wer im privaten oder beruflichen Postfach eines Fremden mit seiner Email landet, der sollte mit Bedacht vorgehen. Schließlich ist dies ein ziemlich sensibler Bereich.

Eine zu hohe Frequenz des Email-Versandes oder immer wieder nur Verkaufstexte nerven auf die Dauer.

Das ist nicht nur schlecht für den Email-Empfänger, sondern auch für den Versender, denn die Reaktionen der Leser würden nach und nach weniger werden, und immer mehr Leute würden sich genervt abwenden.

Erfolgreiches Newsletter Marketing hat immer direkt den Menschen vor Augen, und nicht einfach nur eine anonyme Liste.

Call To Action

Apropos Aktion und Reaktion: In aller Regel zielt eine Email-Kampagne auf eine bestimmte Reaktion des Lesers ab. Sei es nur ein Klick´ zu einem bestimmten Artikel, sei es die Teilnahme an einer Umfrage, sei es der Kauf eines Produktes – irgendwas soll der Leser machen.

Und was das ist, was der Leser konkret tun soll, das solltest Du ihm mitteilen – in Form eines „Call To Action„, eines „CTA“.

Meistens ist dieser CTA ein Klick, der den Leser weiterführt. Und dieser Klick ist das vordergründige Ziel einer Email-Kampagne. Deshalb sollte auch alles darauf ausgerichtet sein, und der CTA sollte klar erkennbar und verständlich sein. Im Prinzip kann der CTA als gedanklicher Anker für Dich dienen, schon wenn Du mit der Gestaltung Deines Newsletters beginnst.

Stil beim Newsletter Erstellen

Beim Erstellen und Versenden einer Newsletter Email solltest Du immer eines vor Augen haben: Du bist nicht der Einzige, der mit seine Botschaft zum Leser transportieren möchte. Es ist vielmehr eine Flut an Werbung und Informationen, die ein Otto-Normal-User heute bewältigen muss. Gegenüber Marketing-Blabla sind viele deshalb schon abgestumpft.

Versuche also Deine Kommunikation möglichst natürlich zu halten. Bringe keine Phrasen und Marktschreierei, sondern versuche Deinen eigenen Ton, Deinen Stil zu finden. Ein Stil, der sich auch durch Deine anderen Marketing-Kanäle zieht und Dich etwas von anderen absetzt.

Schreibe zum Beispiel so, als würdest Du Dich persönlich und exklusiv an einen Freund wenden, dem Du einen besonders wertvollen und nützlichen Tipp geben willst.

Nutzwert

Einfach nur Newsletter raushauen um des Newsletters wegen bringt nichts. Es sollte auch Substanz in Deinen Inhalten stecken, etwas das dem Leser hilft, ein echter Nutzwert.

Gibt es vielleicht bestimmte Fragen, die Deine Leser oder (potenziellen) Kunden immer wieder stellen? Dies sind ideale Ausgangspunkte für nutzwertige Inhalte.

Ansonsten kannst Du auch mal Deine Leser fragen, was für sie in Deinem Thema die drängendsten Fragen und Probleme sind. Gerade Neu-Abonnenten bringen oft eine Menge Fragen mit. Gibst Du ihnen Gelegenheit, diese beispielsweise einfach per Antwortmail zu stellen, stärkst Du gleich die Bindung zu ihnen und bekommst Inspirationen für Content mit Nutzwert.

Newsletter versenden

Versand testen

Auch wenn Deine Email-Liste anfangs noch nicht tausende Empfänger enthält, gehört ein Test des Newsletters vor dem eigentlichen Versand zum Pflichtprogramm.

Wenn wirklich alles von der Betreffzeile über den Inhalt bis zur optischen Gestaltung fertig ist, versende den Newsletter mindestens einmal an Dich selbst und schaue Dir die Email auf verschieden großen Bildschirmen an. Viele Newsletter-Marketing-Tools bieten auch Vorschauen für Handys, Tablets und Desktop-Bildschirme.

Zeit und Frequenz des Newsletter Erstellens

Wann solltest Du Deine Newsletter versenden und wie oft? Das lässt sich so pauschal gar nicht sagen. Denn es hängt von mehreren Faktoren ab.

Gibt es zu Deinem Thema beispielsweise täglich etwas wirklich substanziell Neues, dann kann natürlich auch ein täglicher Newsletter sinnvoll sein. Geht es bei Dir hingegen um sporadisch stattfindende Events, dann kann auch die Newsletter-Frequenz analog dazu aufgebaut sein. Wichtig ist hinsichtlich der Versandfrequenz in erster Linie, dass eine gewisse Kontinuität da ist, auf die sich die Leser verlassen können.

Zur Frage des optimalen Zeitpunktes für den Email-Versand gibt es auch etliche Untersuchungen. Häufig kristallisiert sich dabei morgens am Wochenanfang als guter Zeitpunkt heraus. Was daran liegt, dass dann die meisten Leute noch offen sind, und ohnehin vor allem berufliche Emails abrufen.

Letztlich hängt der optimale Zeitpunkt wohl davon ab, wann Deine Zielgruppe am ehesten bereit ist, sich mit Deiner Botschaft zu beschäftigen. Was im B2B der Montagmorgen ist, kann im B2C hingegen auch das Wochenende oder der Abend sein, wo viele Menschen privat ins Online-Shopping eintauchen.

Rechtliches zum Newsletter Erstellen

Nun bin ich kein Jurist, und daher hüte ich mich, hier den Anspruch auf eine umfassende Rechtsberatung zum Email-Marketing zu geben. Das kann ich und das kann dieser Blogpost nicht leisten. Was ich aber nicht unterschlagen will, sind die folgende rechtlichen Basics, die Du unbedingt beachten solltest.

Double Opt-In

Wem Du regelmäßig Emails senden willst, der muss damit ausdrücklich sein Einverständnis erklärt haben. Und das geschieht im Newsletter-Marketing durch das sogenannte Double-Optin:

1. Ein Leser meldet sich via Web-Formular bei Dir an.
2. Er erhält eine automatische Email mit einem Bestätigungslink.
3. Er klickt auf den Bestätigungslink.

Erst dann ist der Leser wirklich in Deiner Liste, und Du darfst ihm Deinen Newsletter senden. Jedes gute Email-Marketing-Tool hat so einen Prozess schon vorkonfiguriert, so dass Du darin nur noch Deine spezifischen Texte einsetzen musst.

Verständliche Anmeldung zum Newsletter

Der komplette Anmeldeprozess mit den oben genannten drei Stufen muss einfach und eindeutig verständlich sein. Der Leser muss an jeder Stelle wissen, worauf er sich einlässt, und mit wem er es zu tun hat.

Abmelde-Möglichkeit in jeder Email

Jede einzelne Email, die Du an Empfänger Deiner Newsletter-Liste versendest, muss einen klar ersichtlichen Abmeldelink beinhalten. Auch diesen liefern alle guten Newsletter-Tools automatisch im Newsletter-Editor mit. Lösche in also nicht, sondern lasse ihn  am besten für jede Email an der gleichen Stelle stehen, so dass es da keinerlei Missverständnisse geben kann.

Hinweis auf Abmeldelink im Anmeldeformular

Schon beim Anmeldeformular solltest Du darauf hinweisen, dass man sich jederzeit per Abmeldelink in jeder Email aus Deiner Liste wieder abmelden kann. Das ist gewissermaßen auch ein Vertrauenselement, da Du dem Leser damit gleich zeigst, dass er selbst die Sache immer in der Hand hat und sich keine Sorgen machen muss, irgendwann unkontrolliert vom Spam bombardiert zu werden.

Impressum einbinden

Damit der Email-Empfänger bei jeder Email unmissverständlich identifizieren kann, wer ihm die Mail geschickt hat, solltest Du standardmäßig Dein Impressum in die Emails einbinden. Auch das kann als Nebeneffekt das Vertrauen Deiner Leser steigern, weil Du damit weitere Transparenz demonstrierst.

Leg´ Dir das Rüstzeug zum Newsletter Erstellen zu

Einmal technisch aufgesetzt sorgt Email-Marketing immer wieder für neuen Traffic, für Shares und Likes und für ein steigendes Vertrauen Deiner Website-Besucher in Dich und Dein Angebot.

Glücklicherweise ist das Newsletter Erstellen keine Raketenwissenschaft. Auch die Qualität der Newsletter Tools wird immer besser, und viele Anbieter haben kostenlose Schnuppertarife. So kannst Du Dir in Ruhe einen passenden Anbieter aussuchen und dann loslegen. Meine Empfehlung ist in jedem Fall Cleverreach*, das mich in vielen Belangen überzeugt hat. 

Dabei stößt Du oft auf ein ganzes Arsenal an Features, doch mit der richtigen Schritt-für-Schritt-Strategie behältst Du den Überblick und kannst Dich auf die wichtigsten Funktionen in der richtigen Reihenfolge konzentrieren.